Het kan elke mediator overkomen dat er bij de Stichting Tuchtrechtspraak Mediators (STM) een klacht wordt ingediend door een deelnemer aan een mediation. Is er tegen u een klacht ingediend? Lees dan hieronder wat u als mediator kunt verwachten van de procedure bij de STM.
Beoordelen klacht
Wanneer er een klacht tegen een mediator is ingediend bij de STM, dan beoordeelt de voorzitter van de Tuchtcommissie of deze in behandeling kan worden genomen of eventueel buiten behandeling dient te blijven. Redenen hiervoor zouden kunnen zijn: de klachtenprocedure bij het MfN-register is niet doorlopen of de klacht is buiten de termijn van achttien maanden na de beëindiging van de mediation ingediend. Zo nodig wordt er bij klager aanvullende informatie of een verdere onderbouwing opgevraagd. Een en ander is ter beoordeling van de voorzitter van de Tuchtcommissie.
Verweerschrift
Voldoet de klacht aan de vereisten om in behandeling te kunnen worden genomen, dan wordt de mediator zo snel mogelijk op de hoogte gebracht van de klacht. De mediator krijgt vervolgens vier weken de gelegenheid om een verweerschrift in te dienen. De termijn van het voeren van verweer kan op verzoek van de mediator worden verlengd.
In het verweerschrift kan de mediator reageren op de klacht. De mediator kan dan een toelichting geven op zijn of haar zienswijze en uitleggen hoe en waarom er op een bepaalde manier is gehandeld. Bij het verweerschrift kunnen eventuele bijlagen worden bijgevoegd die dit standpunt ondersteunen.
Als het verweerschrift is ontvangen, dan wordt de klager hiervan zo snel mogelijk op de hoogte gebracht. Met de indiening van het verweerschrift is de schriftelijke procedure in beginsel beëindigd.
Goed om te weten: als de mediator in de gelegenheid wordt gesteld om een verweerschrift in te dienen, betekent dit nog niet per se dat de klacht ontvankelijk, dan wel gegrond is. Dat beslist de Tuchtcommissie doorgaans pas na de (mondelinge) behandeling van de klacht.
De hoorzitting
Na de schriftelijke procedure (klacht en verweerschrift) zal de klacht in beginsel zo snel mogelijk op een hoorzitting worden behandeld. De klager en mediator ontvangen hiervoor een uitnodiging. Tijdens de hoorzitting kunnen de klacht en het verweer mondeling worden toegelicht. De hoorzitting is niet openbaar. Wel kunnen zowel klager, als mediator zich bij de behandeling van de klacht laten bijstaan door een raadsman/vrouw (bijvoorbeeld een advocaat of adviseur). Een hoorzitting duurt gemiddeld drie kwartier. De duur van de hoorzitting hangt onder andere af van de toelichting die de klager en de mediator geven.
Gemachtigde
Zowel klager als mediator kunnen iemand meenemen die tot steun is tijdens de zitting. Ook is het mogelijk om iemand te machtigen die namens de klager of de mediator het woord voert op de zitting. Indien u iemand meeneemt of iemand heeft gemachtigd om namens u het woord te voert, is het verplicht om uiterlijk een week voor de zitting de secretaris hierover te informeren. De andere partij wordt voor de zitting hiervan op de hoogte gebracht.
Beslissing
De schriftelijke beslissing van de Tuchtcommissie wordt uiterlijk tien weken na de hoorzitting per beveiligde e-mail aan partijen verzonden. De beslissing van de Tuchtcommissie is met redenen omkleed. Een geanonimiseerde versie van de beslissing wordt in de digitale beslissingenbibliotheek van het MfN-register geplaatst.