Hoe verloopt de klachtenprocedure?
Beoordelen klacht
Wanneer u een klacht tegen een mediator heeft ingediend bij de Stichting Tuchtrechtspraak Mediators (STM), dan beoordeelt de voorzitter van de Tuchtcommissie of deze in behandeling kan worden genomen of eventueel buiten behandeling dient te blijven. Redenen hiervoor zouden kunnen zijn: de klachtenprocedure bij het MfN-register is niet doorlopen of de klacht is buiten de termijn van achttien maanden na de beëindiging van de mediation ingediend. Zo nodig wordt bij u aanvullende informatie of een verdere onderbouwing opgevraagd. Een en ander is ter beoordeling van de voorzitter van de Tuchtcommissie.
Verweerschrift
Voldoet uw klacht aan de vereisten om in behandeling te kunnen worden genomen, dan wordt de mediator zo snel mogelijk op de hoogte gebracht van uw klacht. De mediator krijgt vervolgens vier weken de gelegenheid om een verweerschrift in te dienen. De termijn van het voeren van verweer kan op verzoek van de mediator worden verlengd.
In het verweerschrift kan de mediator reageren op de klacht. De mediator kan dan een toelichting geven op zijn of haar zienswijze en uitleggen hoe en waarom er op een bepaalde manier is gehandeld. Als het verweerschrift is ontvangen, dan wordt u hiervan zo snel mogelijk op de hoogte gebracht. Met de indiening van het verweerschrift is de schriftelijke procedure in beginsel beëindigd.
Goed om te weten: als de mediator in de gelegenheid wordt gesteld om een verweerschrift in te dienen, betekent dit nog niet per se dat de klacht ontvankelijk, dan wel gegrond is. Dat beslist de Tuchtcommissie doorgaans pas na de (mondelinge) behandeling van de klacht.
De hoorzitting
Na de schriftelijke procedure (klacht en verweerschrift) wordt de klacht in beginsel zo snel mogelijk op een hoorzitting behandeld. Hiervoor ontvangen u en de mediator een uitnodiging. Tijdens de hoorzitting kunnen de klacht en het verweer mondeling worden toegelicht. De hoorzitting is niet openbaar. Wel kunt zowel u als de mediator zich bij de behandeling van de klacht laten bijstaan door een raadsman/vrouw (bijvoorbeeld een advocaat of adviseur). Een hoorzitting duurt gemiddeld drie kwartier. De duur van de hoorzitting hangt onder andere af van de toelichting die de klager en de mediator geven.
Gemachtigde
Zowel u als de mediator kan iemand meenemen die tot steun is tijdens de zitting. Ook is het mogelijk om iemand te machtigen die namens u het woord voert op de zitting. Datzelfde geldt voor de mediator. Neemt u iemand mee of machtigt u iemand die namens u het woord voert, dan is het verplicht om uiterlijk een week voor de zitting de secretaris hierover te informeren. De andere partij wordt voor de zitting hiervan op de hoogte gebracht.
Beslissing
De schriftelijke beslissing van de Tuchtcommissie wordt uiterlijk tien weken na de hoorzitting per beveiligde e-mail aan partijen verzonden. De beslissing van de Tuchtcommissie is met redenen omkleed. Een geanonimiseerde versie van de beslissing wordt in de digitale beslissingenbibliotheek van het MfN-register geplaatst.
Tuchtmaatregelen
Na de behandeling van de klacht beslist de Tuchtcommissie of de klacht, of onderdelen daarvan, wel of niet gegrond is/zijn. Als een klacht gegrond wordt verklaard, dan kan kán een tuchtmaatregel worden opgelegd.